Khi một đối tác bước ra khỏi thang máy và mở cửa văn phòng, ba giây đầu tiên họ nhìn thấy gì? Có những nơi đón khách bằng một chiếc bàn quầy quá cao che khuất mặt nhân viên trực, dây mạng và giấy tờ lộ ra ngay góc bàn, còn ghế chờ lại đặt sát lối đi lại ồn ào. Sảnh lễ tân văn phòng thực chất là khoảng đệm chuyển tiếp giữa bên ngoài và khu vực làm việc bên trong. Nếu làm tốt khoảng đệm này, tâm thế của khách trước khi bước vào phòng họp hay phòng giám đốc đã khác hẳn.
Việc đầu tiên cần tính là luồng di chuyển và tầm nhìn từ cửa chính. Khi mở cửa bước vào, khách cần biết ngay mình nên tiến về đâu để báo danh và ngồi ở đâu trong lúc đợi. Một lỗi rất dễ gặp là đặt quầy lễ tân quá sát cửa ra vào để tiết kiệm diện tích. Cách đặt này khiến nhóm khách đi từ ba người trở lên bị ùn lại ngay lối vào, gây lúng túng cho cả người đón lẫn người đến. Khoảng lùi từ cửa đến mặt trước quầy cần đủ rộng để một người đứng trao đổi thông tin mà người khác vẫn lách qua thoải mái.
Chiếc quầy lễ tân là tâm điểm của khu vực này, nhưng đẹp thôi chưa đủ mà phải giấu được sự bừa bộn hàng ngày. Quầy thường chia làm hai cao độ: phần mặt bàn thấp bên trong để đặt màn hình máy tính, điện thoại bàn, sổ sách; phần gờ cao hơn ở phía ngoài giúp che khuất toàn bộ dây dẫn và đồ cá nhân khỏi tầm mắt khách đứng đối diện. Bên dưới mặt bàn nên bố trí sẵn các hộc tủ có cánh để cất văn phòng phẩm, bưu phẩm chuyển phát nhanh chưa kịp giao, kèm theo nắp luồn dây điện gọn xuống sàn. Đo kỹ kích thước thiết bị trước khi đóng quầy sẽ giúp mặt bàn luôn giữ được vẻ phẳng phiu như lúc mới bàn giao.
Vật liệu và ánh sáng ở sảnh đón tiếp cần đi cùng một ngôn ngữ với nội thất văn phòng cao cấp ở các phòng đại diện bên trong. Chẳng hạn, nếu bạn thích vẻ sang trọng của đá cẩm thạch, kim loại mạ và sàn gạch bóng kính cho toàn bộ sảnh, không gian nhìn sẽ rất bề thế nhưng lại dễ bị vang âm. Tiếng giày cao gót gõ xuống sàn hay tiếng trò chuyện ở khu chờ có thể dội thẳng vào phòng họp cao cấp nằm kế bên. Để cân bằng sự đánh đổi này, khi thiết kế nội thất nên kết hợp các bề mặt tiêu âm mềm mại như ghế chờ bọc nỉ hoặc da, trải một tấm thảm dệt dưới bàn trà, hoặc dùng vách ốp gỗ có rãnh tiêu âm kết hợp làm vách ngăn cách âm cho các phòng kế cận.
Ánh sáng và vách logo phía sau quầy cũng là chỗ dễ làm quá tay. Nhiều văn phòng chọn đèn rọi quá gắt hoặc chữ phát sáng chói mắt chiếu thẳng vào người đứng đối diện, vừa gây mỏi mắt vừa làm lộ các vết nối vật liệu nếu thi công nội thất chưa thật sự sắc nét. Thay vào đó, ánh sáng hắt khe dịu nhẹ từ trần thạch cao hoặc chạy dọc sau vách đá, vách gỗ sẽ tạo chiều sâu tự nhiên hơn. Màu đèn tại khu vực ghế chờ nên chọn tông trung tính hoặc hơi ấm để khách có cảm giác thư giãn, trong khi mặt bàn làm việc của lễ tân vẫn đủ độ sáng để ghi chép và kiểm tra giấy tờ.
Sự chỉn chu của sảnh đón tiếp chỉ trọn vẹn khi nó kết nối mạch lạc với hành lang dẫn vào phòng tiếp khách riêng và phòng giám đốc. Từ màu vân gỗ trên vách sảnh đến kiểu dáng tay nắm cửa hay nẹp trang trí đều nên giữ sự đồng điệu, tránh tình trạng sảnh làm một kiểu hào nhoáng nhưng bước qua cánh cửa lại là một không gian rời rạc. MoreHome nhận thiết kế và thi công nội thất văn phòng, giúp bạn tính toán đồng bộ từ sảnh đón tiếp đến các không gian làm việc của lãnh đạo.
Ngay hôm nay, bạn có thể thử đóng vai một vị khách lần đầu đến công ty: đi từ cửa vào, đứng trước quầy lễ tân một lúc rồi ngồi xuống ghế chờ khoảng năm phút. Hãy quan sát xem tầm mắt mình chạm vào những chi tiết thừa nào và âm thanh xung quanh ra sao. Khi đã ghi lại được vài điểm chưa ưng ý trên mặt bằng hiện tại, nếu cần trao đổi thêm về phương án nội thất trọn gói cho văn phòng, bạn có thể gọi trực tiếp qua hotline 09.31.31.88.77.