Có bao giờ bạn đang bàn dở hợp đồng với đối tác ở phòng họp thì nhân viên gõ cửa xin dùng phòng cho cuộc họp giao ban đã đặt lịch trước? Hoặc khi khách đến hơi sớm, họ phải ngồi đợi ngay sảnh lễ tân văn phòng ồn ào tiếng điện thoại và bước chân người qua lại. Những lúc như vậy, người điều hành thường bắt đầu nghĩ đến việc tách một phòng tiếp khách riêng. Tuy nhiên, không phải cứ dư diện tích là nên dựng vách ngăn ngay.
Phòng tiếp khách riêng thực sự cần thiết khi lịch làm việc của lãnh đạo có nhiều cuộc gặp ngắn, mang tính trò chuyện mở đầu hoặc trao đổi riêng tư từ hai đến bốn người. Nếu dùng phòng họp cao cấp với bàn dài mười ghế cho những cuộc gặp này, khoảng cách giữa chủ và khách sẽ khá xa, tạo cảm giác trang trọng quá mức cần thiết. Chẳng hạn, khi đón một đối tác lâu năm đến uống trà và bàn hướng hợp tác mới, một bộ sofa thấp với ánh sáng dịu sẽ giúp câu chuyện tự nhiên hơn nhiều so với việc ngồi đối diện nhau qua mặt bàn họp rộng.
Ngược lại, việc tách phòng riêng luôn đi kèm một sự đánh đổi rõ rệt về diện tích và chi phí vận hành. Khi mặt bằng văn phòng vừa phải, cắt ra một khoảng cho khu vực ít dùng tới sẽ làm hẹp không gian làm việc chung hoặc thu nhỏ sảnh đón tiếp. Nếu tần suất đón khách quan trọng chỉ vài lần mỗi tháng, bạn có thể chọn phương án gộp khu tiếp khách vào ngay trong phòng giám đốc. Lúc này, phòng làm việc của lãnh đạo cần đủ rộng để kê thêm cụm sofa tách biệt với bàn làm việc chính, vừa giữ được sự kín đáo, vừa không lãng phí một phòng trống đóng cửa suốt tuần.
Khi đã quyết định làm phòng tiếp khách độc lập, vị trí đặt phòng nên nằm gần sảnh lễ tân nhưng tách khỏi luồng di chuyển chính của nhân viên. Khách bước từ sảnh vào phòng không nên đi ngang qua khu vực làm việc ngổn ngang giấy tờ. Một lỗi dễ gặp khi thiết kế nội thất văn phòng cao cấp là dùng vách kính trong suốt từ sàn đến trần cho đẹp mắt nhưng lại quên xử lý cách âm và tầm nhìn. Người ngồi trong phòng sẽ thấy thiếu tự nhiên nếu bên ngoài liên tục có người đi lại nhìn vào. Cách xử lý đơn giản là chọn kính hai lớp có rèm sáo gỗ, hoặc dán phim mờ ở tầm mắt, kết hợp gioăng cao su kín khít ở khung cửa để tiếng ồn ngoài hành lang không lọt vào.
Bầu không khí trong phòng phụ thuộc rất lớn vào cách chọn vật liệu và bố trí ánh sáng. Thay vì dùng đèn trắng sáng rực như khu vực làm việc hay phòng họp, phòng tiếp khách hợp với ánh sáng vàng ấm vừa phải, kết hợp đèn hắt trần hoặc đèn bàn ở góc sofa để mắt được thư giãn. Về chất liệu, bề mặt gỗ tự nhiên hoặc gỗ công nghiệp phủ veneer vân trầm, đi cùng da thật hoặc vải nỉ dệt dày sẽ giúp tiêu âm nhẹ, giảm tiếng vang khi trò chuyện. Nhận diện thương hiệu ở đây cũng không cần là logo cỡ lớn gắn trên tường; đôi khi chỉ cần đồng điệu về tông màu chủ đạo trên gối tựa, bức tranh treo tường hoặc nẹp kim loại chạy dọc vách ốp là đủ tạo dấu ấn riêng.
Mọi chi tiết nhỏ phục vụ cuộc trò chuyện cũng cần có chỗ cất gọn gàng. Một hệ tủ thấp đóng vừa vặn vào hốc tường sẽ giúp giấu đi máy pha cà phê, bình nước, ly tách và vài cuốn hồ sơ năng lực của công ty. Khi thiết kế và thi công nội thất văn phòng, việc tính trước ổ cắm âm sàn ngay dưới chân bàn trà cũng rất đáng lưu tâm. Nếu khách cần mở máy tính xách tay để trình chiếu nhanh một bản kế hoạch, họ sẽ không phải loay hoay nhìn quanh tìm ổ điện hay bước qua những sợi dây nối vướng víu giữa lối đi.
Trước khi quyết định sửa sang hay gọi cho MoreHome qua số 09.31.31.88.77 để bàn về phương án nội thất trọn gói, bạn hãy thử quan sát lịch đón khách của công ty trong một tháng tới. Hãy đếm xem có bao nhiêu cuộc gặp thực sự cần sự riêng tư ở quy mô nhỏ và bao nhiêu lần khách phải ngồi chờ ở sảnh vì kẹt phòng họp, từ đó bạn sẽ biết rõ mặt bằng hiện tại cần điều chỉnh tới đâu.