Bạn đã bao giờ ngồi trong một cuộc họp quan trọng với đối tác mà tiếng nói cứ vang vọng khắp phòng, hoặc người ngồi cuối bàn phải nghiêng người mới nhìn rõ chữ trên màn hình chưa? Khi đầu tư phòng họp cao cấp hay khu vực tiếp khách liền kề phòng giám đốc, nhiều chủ doanh nghiệp thường ưu tiên chọn vật liệu đắt tiền trước tiên. Tuy nhiên, sự chỉn chu lại nằm ở việc tính toán khoảng cách di chuyển, góc nhìn và độ tĩnh lặng khi đóng cửa lại. Một không gian đại diện thuyết phục được khách hàng là nơi mọi thiết bị vận hành trơn tru và không ai cảm thấy bất tiện suốt nhiều giờ trao đổi.
Chiếc bàn họp luôn là tâm điểm thị giác, nhưng kích thước của nó phải nhường chỗ cho lối đi và thao tác kéo ghế. Khi đo mặt bằng, bạn cần chừa khoảng trống từ mép bàn đến tường hoặc tủ tài liệu đủ rộng để một người đi qua dễ dàng ngay cả khi người khác đang ngồi. Về hình dáng, bàn chữ nhật vát góc hoặc bàn bầu dục giúp các thành viên dễ nhìn mặt nhau khi trao đổi hơn bàn quá dài và hẹp. Một lỗi rất dễ gặp là quên tính đường đi của dây cáp ngay từ giai đoạn thiết kế nội thất. Nếu đặt hộp điện âm bàn lệch tâm hoặc thiếu ổ cắm cho các vị trí chủ chốt, dây sạc máy tính và cáp trình chiếu sẽ phải vắt ngang mặt gỗ, làm giảm đi vẻ lịch sự cần có. Cách xử lý gọn gàng là dẫn dây ngầm từ sàn lên chân bàn rỗng, sau đó đưa vào các hộc có nắp đậy đồng màu với mặt bàn.
Chọn ghế ngồi cho phòng họp lãnh đạo cũng là một bài toán cần cân nhắc giữa vẻ ngoài bề thế và sự linh hoạt. Ghế bọc da thật hoặc da công nghiệp loại tốt, lưng cao, tay vịn ốp gỗ nhìn rất uy nghi, hợp với vị trí chủ tọa. Dù vậy, chẳng hạn bạn xếp toàn bộ ghế lưng cao cỡ lớn quanh một chiếc bàn vừa phải, căn phòng sẽ lập tức trông chật chội và việc xoay sở khi đứng lên ngồi xuống trở nên nặng nề. Khi kéo ghế vào gầm bàn, phần tay vịn rất dễ va đập vào cạnh bàn nếu không đo kỹ chiều cao của cả hai món đồ. Giải pháp thực tế là chọn ghế chủ tọa có dáng lưng cao hơn một chút để tạo điểm nhấn, còn các vị trí xung quanh dùng ghế lưng trung có độ ngả vừa phải, chân xoay êm hoặc chân quỳ cố định để giữ hàng lối ngay ngắn.
Vị trí đặt màn hình trình chiếu và hệ thống chiếu sáng quyết định trực tiếp đến sự tập trung của buổi họp. Thay vì dùng máy chiếu dễ bị mờ khi bật đèn sáng và gây ồn do quạt tản nhiệt, nhiều văn phòng chuyển sang dùng màn hình ghép hoặc tivi kích thước lớn. Mép dưới của màn hình nên đặt cao hơn mặt bàn một khoảng vừa tầm mắt người ngồi để không bị che khuất bởi máy tính cá nhân hay bình hoa trang trí. Bạn cũng cần lưu ý hướng ánh sáng tự nhiên và đèn trần. Nếu lắp đèn rọi thẳng vào màn hình hoặc đặt màn hình đối diện cửa sổ kính không có rèm cản sáng, bề mặt màn hình sẽ bị lóa, gây mỏi mắt rất nhanh. Nên chia đèn phòng họp thành nhiều công tắc độc lập để có thể giảm sáng khu vực đầu phòng khi đang trình chiếu mà phần bàn họp vẫn đủ ánh sáng ghi chép.
Yếu tố cuối cùng làm nên chất lượng của một phòng họp kín đáo là khả năng cách âm và tiêu âm. Nhiều người hay nhầm lẫn hai khái niệm này khi làm việc với đơn vị thi công nội thất. Cách âm là ngăn tiếng nói chuyện lọt ra sảnh lễ tân văn phòng hoặc khu làm việc bên ngoài, thường xử lý bằng vách thạch cao hai lớp có bông khoáng ở giữa và cửa đi có gioăng cao su kín khít. Trong khi đó, tiêu âm là làm giảm tiếng vang bên trong phòng, giúp giọng nói qua micro hay loa hội nghị trực tuyến nghe rõ và ấm hơn. Nếu phòng họp dùng quá nhiều vách kính lớn, sàn đá và mặt bàn cứng, âm thanh sẽ dội qua lại gây chói tai. Lúc này, bạn phải chấp nhận đánh đổi một phần diện tích mặt kính để bổ sung rèm vải dày, trải thảm sàn hoặc ốp các tấm gỗ tiêu âm có rãnh nhỏ trên tường nhằm hấp thụ bớt âm thanh thừa.
Mỗi mặt bằng văn phòng đều có những cột trụ, chiều cao trần và hướng nắng khác nhau, nên việc kết hợp đồng bộ từ phần thô, đường điện mạng cho đến đồ rời ngay từ đầu sẽ tránh được cảnh đục đẽo sửa chữa về sau. MoreHome nhận thiết kế và thi công nội thất văn phòng, giúp chủ doanh nghiệp tính toán chi tiết các hạng mục này trên bản vẽ và thực tế. Trước khi bắt đầu hoặc gọi đến hotline 09.31.31.88.77 để trao đổi, bạn hãy thử bước vào không gian dự kiến làm phòng họp, đo lại chiều rộng hẹp nhất của phòng và đếm số lượng người tối đa sẽ cùng ngồi họp để có hình dung sát nhất về nhu cầu của mình.